この記事は中小企業のAI導入の始め方の各論です。「RPAと生成AIのどちらから手を付けるか」を決めたい会社に向けて書いています。
RPAとは：パソコンの定型操作を、ソフトのロボットが代わりに行う仕組み
RPA（Robotic Process Automation）とは、人がパソコンで行ってきた定型的な操作を、ソフトウエアのロボットに自動で行わせる仕組みです。
総務省は、RPAを「これまで人間が行ってきた定型的なパソコン操作をソフトウエアのロボットにより自動化するもの」と説明しています。画面上の操作を認識する技術とワークフローの実行を組み合わせ、表計算ソフト・メール・基幹システムなど、複数のアプリケーションをまたぐ作業を自動化します（総務省「RPA（働き方改革：業務自動化による生産性向上）」、2026-10-03取得）。
RPAは「決まった手順を、決まったとおりに、何度でも」行う道具です。 判断や文章づくりは得意ではありません。そこが生成AIとの一番の違いです。
RPAでできることは？向いている業務の例
総務省は、RPAの適用業務として、帳簿入力、伝票作成、ダイレクトメールの発送、経費チェック、顧客データの管理、基幹システムや営業支援システムへのデータ入力、定期的な情報収集などを挙げています。どれも、主に事務職が担っている定型業務です。
同じページでは、RPAの機能として次のものを挙げています。
- キーボードやマウスによる、パソコン画面の操作の自動化
- 条件分岐の設定によるエラー処理
- スケジュールを決めての自動実行
つまり、毎回同じ画面で、同じ順番で、同じ判断をする作業が向いています。Microsoftの「Power Automate」のデスクトップフローも、ファイルの整理、Webサイトから取り出したデータのExcelへの格納、請求書からの情報の抽出などを例に挙げています（Microsoft Learn「デスクトップ フローの概要」、2026-10-03取得）。
RPAと生成AIの違いとは：手順をなぞるか、文章を作るか
生成AIは、総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン」で「文章、画像、プログラム等を生成できる AI モデルにもとづく AI の総称」と定義されています（総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」、2026-10-03取得）。RPAとの違いは次のとおりです。
| 項目 | RPA | 生成AI |
|---|---|---|
| 得意なこと | 決まった操作の繰り返し（転記・入力・集計） | 文章の下書き・要約・言い換え・整理 |
| 指示の仕方 | 操作の手順を1つずつ登録する | 言葉で頼む（プロンプト） |
| 結果 | 同じ入力なら毎回同じ | 同じ頼み方でも毎回少し変わる |
| 苦手なこと | 手順にない判断、画面の変化 | 正確さの保証。人の確認が必要 |
| 向いている業務 | システム間の転記、定期的な集計 | メール・議事録・資料の下書き |
生成AIの基本は生成AIとはで、自分で考えて複数の作業を進めるAIはAIエージェントとはで扱っています。
RPAと生成AIはどう使い分けるか？業務の性質で決める
使い分けは、ツールではなく業務の性質で決めます。Coadexが業務を仕分けるときの目安は次のとおりです。
| 業務の性質 | 使う道具 | 例 |
|---|---|---|
| 入力も出力も形が決まっている | RPA | 受注データを販売管理システムへ転記する |
| 入力の形がばらばらで、読んで整理する | 生成AI | 問い合わせメールを要約し、返信の下書きを作る |
| 読んで整理したあと、決まった場所へ入れる | 生成AI＋RPA | 請求書の内容を読み取り、確認後に会計ソフトへ入力する |
| 毎回の判断が重い | 人 | 値引きの可否、採用の判断 |
迷ったら、作業を「読む・考える」部分と「打ち込む・貼り付ける」部分に分けてみてください。前者は生成AI、後者はRPAの領域です。どの業務から効率化するかは業務効率化をAIで進める方法で整理しています。
RPAとAIを組み合わせる方法とは
総務省は、RPAの自動化を3段階に分けて説明しています。
- クラス1：定型業務の自動化（情報の取得、入力、検証など）
- クラス2：AIと組み合わせ、一部の非定型業務も自動化
- クラス3：より高度なAIと組み合わせ、業務の分析や意思決定まで自動化
中小企業が現実的に組めるのは、クラス1と2の間です。Coadexでは、生成AIが読み取りと下書きをし、人が確認し、RPAが決まった場所へ入力するという3段の形を勧めています。人の確認を間に挟むことで、生成AIの誤りがそのまま基幹システムに入ることを防げます。
RPAを導入する順番は？小さく作って試す
RPAは、ツール選びより先に業務を選びます。次の順番で進めます。
- 業務を選ぶ：毎週発生し、手順が変わらず、画面の配置が変わりにくい作業を1つ選ぶ
- 手順を書き出す：クリックする場所、入力する値、例外のときの対応を、紙に順番どおり書く
- 小さく作って試す：1つの流れだけを自動化し、2週間ほど人の作業と結果を見比べる
- 止まったときの担当を決める：エラーで止まったときに誰が直すかを決めてから、対象を広げる
Windowsのパソコンなら、MicrosoftのPower Automate（デスクトップ版）で試せます。Microsoftの説明では、個人のMicrosoftアカウントでもサインインして使い始められ、無人での実行（非アテンド型RPA）などは組織向けの有料アカウントの機能です（Microsoft Learn「前提条件と制限 - Power Automate」、2026-10-03取得）。
総務省も、導入と運用は「業務改善・改革」の目標を先に明確にし、現場とシステム担当が連携してPDCAを回すことが重要だとしています。
RPAが向かない業務と、失敗しやすい理由
RPAは手順どおりにしか動かないため、次のような業務では効果が出にくくなります。
- 手順が人によって違う業務：自動化する前に、手順をそろえる作業が必要です
- 画面や様式がよく変わる業務：Coadexでは、画面の配置が変わりやすいシステムは最初の対象から外すよう勧めています
- 件数が少ない業務：月に数回の作業は、作る手間と止まったときの対応のほうが大きくなります
- 読んで判断する業務：メールの内容を見て対応を変えるような作業は、生成AIか人の領域です
よくある質問
RPAとAIは同じものですか
違います。RPAは決まった手順を自動で実行する仕組みで、それ自体は判断や文章の生成をしません。総務省の説明でも、AIと組み合わせることで非定型の業務まで自動化の範囲を広げる、という位置づけです。
RPAと生成AIは、どちらから始めるべきですか
業務によります。転記や集計など手順が決まった作業が多いならRPA、メールや資料など文章の作業が多いなら生成AIから始めます。どちらの作業が多いかを1週間書き出してみると決めやすくなります。
RPAは無料で使えますか
MicrosoftのPower Automate（デスクトップ版）は、個人のMicrosoftアカウントでもサインインして使い始められます。無人での実行や他のシステムとの連携は、組織向けの有料アカウントの機能です。料金は公式サイトで最新の表示を確認してください。
自社の業務で、RPAと生成AIのどちらが合うか知りたい
CoadexのAI活用セルフ診断で、時間がかかっている業務を選ぶと、AIで減らせる時間の目安が出ます。転記中心の業務か、文章中心の業務かを分ける手がかりにしてください。
出典・参考資料
- 総務省「RPA（働き方改革：業務自動化による生産性向上）」 https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000043.html（2026-10-03取得）
- 総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」（2026年3月31日） https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/ai_shakai_jisso/pdf/20260331_1.pdf（2026-10-03取得）
- Microsoft Learn「デスクトップ フローの概要 - Power Automate」 https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/desktop-flows/introduction（2026-10-03取得）
- Microsoft Learn「前提条件と制限 - Power Automate」（サインイン アカウントの比較） https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/desktop-flows/setup（2026-10-03取得）
